کمی در مورد فعالیت خود در Leaseweb تا کنون بگویید؟
کار من در Leaseweb به عنوان یک کارآموز در بخش پشتیبانی فنی، کمی کمتر از چهار سال پیش آغاز شد. به عنوان یک کارآموز، من بخشی از یک گروه 14 نفری بودم که یاد می‌گرفتم چگونه با حوادث برخورد کنم. یادگیری بسیاری از مهارت های فنی جالب بود.

در سال اولم در Leaseweb، من به صورت شیفتی کار می‌کردم و در تیمی با دانش زیادی حضور داشتم که به این معنی بود که می‌توانم در مدت زمان نسبتاً کوتاهی چیزهای زیادی یاد بگیرم. نکته خنده دار این است که بیشتر افراد آن تیم هنوز در Leaseweb کار می کنند، اما همه ما در جهت های مختلف حرکت کردیم.

از کار در بخش پشتیبانی فنی، متوجه شدم که دوست دارم کارهای بزرگتر را انجام دهم، جایی که ارتباطات بیشتری باید برقرار باشد، مانند آماده کردن تعمیر و نگهداری. چیزی که من می‌توانستم ببینم این بود که فضای زیادی برای بهبود فرآیندها و اسناد ما وجود دارد.

آنچه برای من جالب بود نحوه برخورد با فرآیندها برای حل این مشکلات بود. چه کسی باید درگیر شود؟ و چگونه می توانیم همه چیز را بهینه کنیم؟

یک مدیر دانش دقیقاً چه کاری انجام می دهد؟
در مفهوم گسترده تر، یک مدیر دانش از دانش داخلی و خارجی یک شرکت مراقبت می کند. این شامل تفکر در مورد اینکه چگونه دانش باید نمایش داده شود و کدام سیستم ها به دانش نیاز دارند، می باشد. همچنین مهم است که در نظر بگیرید کدام فرآیندها دارای لحظاتی هستند که مستندات مورد نیاز است.

در Leaseweb، ما صاحبان دانش در اکثر بخش‌ها داریم که از نوشتن و به‌روزرسانی اسناد خاص مراقبت می‌کنند – در این موارد، من نقش سردبیری را بازی می‌کنم. برای بخش های دیگر، من به همکاران در نوشتن مقالات جدید و ارائه صفحات قابل استفاده جدید کمک می کنم.

یکی از پروژه های بزرگی که در سال گذشته روی آن کار کردیم، ایجاد یک پایگاه دانش جدید برای مشتریانمان بود. هم طراحی و هم فرآیند نحوه انتشار موارد نیاز به به روز رسانی داشتند. طراحی بخش آسان بود. اجرای یک فرآیند جدید چالش برانگیزتر بود. هدف این بود که فرآیند را با حذف یک سیستم برای ذینفعان ساده کنیم.

این پایگاه دانش (KB) که شما از آن صحبت می کنید، چگونه آن را ایجاد کردید؟
با یک ایده شروع شد. ما دو سیستم دانش را حفظ می کردیم. یکی رو به بیرون یکی و یکی رو به داخل. برای هر دو ما از Confluence استفاده می کنیم. اما حفظ دو سیستم واقعا منطقی نیست و تجربه کاربری حداقل بهترین نیست. هر صاحب محصول، مدیر محصول و غیره باید مقالات را در هر دو سیستم به روز می کرد.

در ابتدا، من واقعاً می‌خواهم روند را بهبود بخشم و این ایده به وجود آمد که آن را به یک سیستم تبدیل کنم. خوشبختانه، ما چند برنامه برای Confluence پیدا کردیم که به شما امکان می دهد از یک سیستم Confluence به سیستم دیگر منتشر کنید. این روند را برای ذینفعان ما بسیار آسان کرد. پایگاه دانش با همکاری یکی از تیم های مهندسی ما ساخته شد و بعد از اینکه همه چیز در جای خود قرار گرفت، شاهد افزایش استفاده از پایگاه دانش تقریباً 100٪ بودیم که نشان دهنده موفقیت بزرگی بود.

توصیه ای برای سایر مشاغل فناوری اطلاعات که به دنبال ایجاد پایگاه دانش خود هستند؟
همه چیز با چیزی شروع می شود که مشتریان شما به دنبال آن هستند و شما همیشه باید به قابلیت استفاده برای مشتریان خود فکر کنید. همچنین ارزش در نظر گرفتن موارد زیر را دارد:

آیا ایجاد مستندات به خوبی با فرآیندهای شرکت از جمله مالکیت دانش مذکور مطابقت دارد؟
فقط با داشتن داده هایی در مورد نحوه استفاده از پایگاه دانش فعلی شما می توان کارهای زیادی انجام داد. مشتریان شما ابتدا کجا کلیک می کنند؟ آیا آنها می دانند که کجا باید بروند؟
برای ما خیلی راحت بود. اولین کاری که تقریباً همه بازدیدکنندگان انجام می دهند این است که به نوار جستجو رفته و آنچه را که می خواهند پیدا کنند تایپ کنند. من فکر می کنم این یک قانون ساده برای اکثر KB ها یا موتورهای جستجو به طور کلی است. آن را با بازدید از جستجوی گوگل مقایسه کنید. شما مطمئن نیستید که چه چیزی وجود دارد وگرنه از ابتدا URL آن وب سایت را تایپ می کردید. از نظر روانشناسی نیز منطقی است. به طور کلی، انسان ها دوست دارند قبل از صرف وقت برای یافتن چیزها، سؤال بپرسند. با در نظر گرفتن عامل انسانی، داشتن نوار جستجو به عنوان موردی که توجه شما را به خود جلب می کند کاملا منطقی است.

بقیه برای ایجاد یک پایگاه دانش قابل بحث است اما باید بر اساس منطق باشد. برای ما، ایجاد تفاوت بین محصولات و پورتال مشتری و همچنین همسو کردن پایگاه دانش در صورت امکان با وب سایت منطقی است. از اینکه از همکاران یا مشتریان بخواهید موضوعاتی را در ساختار تازه ایجاد شده شما بیابند نترسید. کسی که در مورد نحوه ایجاد پایگاه دانش شما اطلاعاتی نداشته باشد، موضوع آزمایشی عالی برای یادگیری در مورد قابلیت یافتن محتوای شما است.

آیا فرآیند یا سیستم دیگری را در Leaseweb پیاده سازی کرده اید؟
زمانی که من به عنوان بخشی از تیم تجربه مشتری در Leaseweb شروع به کار کردم (دسامبر 2017) من بخشی از یک تیم 3 نفره بودم. بین ما، ما به یک روش کار نیاز داشتیم که همه با آن احساس راحتی کنند.

با استفاده از JIRA در جاهای دیگر شرکت، من فرصتی را دیدم که تیم ما از همان ابزارهایی استفاده کند که ذینفعان ما هستند. ما یک ستاره ساختیم. با استفاده از روش اسکرام و به خوبی از آن استفاده شد. پس از حدود یک سال از پیاده‌سازی این موضوع در تیم، از من خواسته شد که به سایر تیم‌ها در بخش بازاریابی ما کمک کنم تا از JIRA نیز استفاده کنند تا تعامل تیم را بهبود بخشد و فرآیندها را همسو کند. من از همین رویکرد برای معرفی روش‌های کار JIRA و اسکرام استفاده کردم، اما باید انعطاف‌پذیر بودم و به آنچه از طرف آنها نیاز بود فکر می‌کردم. و ایجاد راهی برای کار برای آن نیز.

تیم بازاریابی چگونه از روش اسکرام سود می برد؟
اگر تیم ها روش کار یکسانی داشته باشند، درک آنچه دیگران انجام می دهند آسان تر است. شفافیت واقعاً به ایجاد تفاهم کمک می کند. شما می توانید پیشرفت را ببینید. قابل مشاهده است که پروژه ها رو به جلو هستند. همچنین، تفویض وظایف آسانتر است، زیرا اکنون بر اساس مجموعه ای از الزامات است که بین تیم ها تنظیم شده است. همه این موارد به همکاری بهتر در یک بخش و در نهایت رضایت بهتر در محل کار کمک می کند.

به دنبال چه چیز دیگری در Leaseweb هستید؟
در کنار کار روزانه‌ام، سازماندهی رویدادها را در محل کار با کمیته سرگرمی و غرور دوست دارم، که رویدادهای کوچکی را سازماندهی می‌کند و نشان‌دهنده شخصیت ما به عنوان یک شرکت است. به عنوان مثال، من مسئول سازماندهی پارتی سالانه LAN هستم.

ما یک ارائه دهنده میزبانی با افراد زیادی هستیم که دوست دارند با فناوری کار کنند. یک مهمانی LAN کاملاً با این کار سازگار است. ما اکنون دو سال است که این کار را انجام می دهیم و هر دو سال موفقیت بزرگی بوده است. ما یک پیتزاپز داریم و همه کامپیوتر یا کنسول خود را می آورند. سال گذشته بازی های رومیزی را نیز به آن اضافه کردیم. این یک رویداد سرگرم کننده است که در آن شما با همکاران خود در سطح متفاوتی آشنا می شوید.

در مورد اهداف زندگی چطور، چه چیزی در بالای لیست شما قرار دارد؟
من از آن دسته افرادی هستم که کارها را همانطور که می آیند انجام می دهم. من در گذشته خیلی سفر کردم و هنوز هم دوست دارم به کشورهای خارجی سفر کنم. اگرچه، برای من، هیچ کشوری وجود ندارد که در صدر فهرست من باشد. من می خواهم گواهی چتربازی یا گواهی غواصی خود را دریافت کنم. من ذهن رقابتی دارم، بنابراین دوست دارم بیشترین بهره را از چیزها ببرم. با این حال مطمئن نیستم چه چیزی در بالای صفحه قرار خواهد گرفت.

اگر بتوانید یک استخر را با یک چیز پر کنید، آن چه می بود؟
این احتمالا سخت ترین سوالی است که از من پرسیده می شود. با این حال، با کسر، ما می توانیم در مورد این سوال بسیار دور برویم. پاسخ همچنین بستگی به این دارد که آیا شما مالک استخر هستید یا نه و اینکه آیا محتوای استخر باید توسط من یا کسی که آن را به من اهدا کند ارائه شود. همچنین، استخر چه کاربردی خواهد داشت؟ فرض کنید می‌خواهیم از استخر برای شنا استفاده کنیم. پاسخ آسان، آب، ترجیحاً بدون نمک است، زیرا فکر می‌کنم شنا در استخری از مواد خوراکی یا پول چندان جذاب نیست. از نظر فرم، پس از آن خوب است که چند گیاه در کنار تعدادی ماهی غیر تهاجمی و غیر سمی وجود داشته باشد، بنابراین من چیزی برای بررسی دارم. اگر کمی جلوتر بروم، باید بتوانم زیر آب نفس بکشم.

اگر مورد استفاده برای استخر وجود ندارد، به جز پر کردن آن هر چیزی که من مناسب می دانم. من مطمئناً آن را با کارت های Magic the Gathering پر می کنم. این بزرگترین سرگرمی من است و من بوی مقوای تازه چاپ شده را دوست دارم تا برایم حس بهتری داشته باشد.

منبع:

مصاحبه اینجا

اخلاق پژوهش: استفاده از این محتوا صرفا در صورت استناد به مرجع مدیریت دانش ایران مجاز است.

نحوه استناد به این مطلب:

مرجع دانش ایران. (1402). مصاحبه با مدیر دانش روتلوفز. قابل دسترس در: https://kmgate.ir