تاثیر هوش مصنوعی در مدیریت دانش

نُه روشی که هوش مصنوعی مدیریت دانش را متحول می کند

هوش مصنوعی مدیریت دانش (KM) را در سازمان ها به روش های پیشگامانه متحول می کند. در اینجا چگونه است:

1. ارتقای قدرت مدیریت شهودی دانش
هوش مصنوعی مدیریت دانش بصری را با تنظیم محتوا، درک مقاصد کاربر و سازماندهی هوشمندانه اطلاعات تقویت می کند. هوش مصنوعی مولد، به ویژه، در درک بافت اطراف داده ها عالی است و به آن اجازه می دهد اطلاعات دقیق و مرتبط را ارائه دهد. همچنین می تواند خلاصه های شخصی سازی شده ایجاد کند، محتوا ایجاد کند و حتی به سوالات پیچیده پاسخ دهد.

هوش مصنوعی همچنین با مدیریت کارآمد دانش ساختاریافته و بدون ساختار، مدیریت دانش شهودی و کارآمدتر را امکان پذیر می کند.

2. قابلیت های جستجو را افزایش می دهد
هوش مصنوعی از پردازش زبان طبیعی (NLP) برای درک و تفسیر هدف کاربر در پشت پرسش‌ها استفاده می‌کند. این به سیستم اجازه می‌دهد تا نتایج جستجوی دقیق‌تر و مرتبط‌تری را حتی از جستجوهای پیچیده یا مکالمه ارائه کند.

با تجزیه و تحلیل جستجوها و تعاملات گذشته، هوش مصنوعی می‌تواند نتایج جستجو را در طول زمان اصلاح و بهبود بخشد، و یافتن سریع و کارآمد اطلاعات خاص مورد نیاز را برای کاربران آسان‌تر می‌کند.
3. فرآیندها را خودکار می کند
هوش مصنوعی کارهایی مانند سازماندهی داده، ایجاد محتوا و جستجو را خودکار می کند و متخصصان انسانی را برای تجزیه و تحلیل عمیق تر آزاد می کند. هوش مصنوعی همچنین منابع اطلاعاتی گسترده ای را برای شناسایی الگوها، روندها و ارتباطات تجزیه و تحلیل می کند و دانش با ارزش نهفته در آن را کشف می کند.

این امکان به اشتراک گذاری دانش هدفمند، توصیه های شخصی و بینش های پیش بینی را فراهم می کند که در نهایت منجر به تصمیم گیری بهتر می شود.
4. ایجاد محتوا را ساده می کند
هوش مصنوعی با ایجاد محتوای جدید یا چرخاندن استانداردهای رویه‌های موجود (SOP) در درخت‌های تصمیم تقریباً دقیق به نویسندگان دانش کمک می‌کند. داده های موجود را تجزیه و تحلیل می کند، الگوها را شناسایی می کند و محتوای جدیدی تولید می کند که با سبک و کیفیت متون تولید شده توسط انسان مطابقت دارد.

این امر زمان و تلاش لازم برای ایجاد پرسش‌های متداول و راهنماها را کاهش می‌دهد و اطمینان می‌دهد که اطلاعات به‌سرعت و دقیق به‌روزرسانی می‌شوند تا آخرین بینش‌ها و نیازهای کاربر را منعکس کنند.

5. پشتیبانی چند زبانه ارائه می دهد
هوش مصنوعی پشتیبانی زبان را در نرم افزار مدیریت دانش افزایش می دهد و به سازمان ها کمک می کند بر موانع زبان غلبه کنند و به مخاطبان جهانی دست یابند.

با استفاده از هوش مصنوعی، سیستم‌های KM می‌توانند اطمینان حاصل کنند که اطلاعات در زمینه‌های مختلف زبانی در دسترس باقی می‌ماند و خطر سوءتعبیر و از دست دادن معنا را در طول فرآیندهای ترجمه به حداقل می‌رساند.

6. امنیت داده ها را تقویت می کند
سیستم های KM اغلب اطلاعات حساسی مانند اسرار تجاری، مالکیت معنوی، داده های مشتری و فرآیندهای داخلی را در خود جای می دهند. حفاظت از این اطلاعات برای مشاغل بسیار مهم است.

هوش مصنوعی با تکنیک های پیشرفته ای مانند تشخیص ناهنجاری، تشخیص خودکار تهدید و کنترل دسترسی تطبیقی امنیت را بهبود می بخشد.

الگوریتم‌های هوش مصنوعی می‌توانند رفتار کاربر و الگوهای دسترسی به داده‌ها را برای شناسایی نقض‌های امنیتی احتمالی نظارت کنند. فرآیندهای رمزگذاری داده ها را بهینه می کند و انطباق با سیاست های امنیتی را تضمین می کند، در نتیجه از اطلاعات حساس در برابر دسترسی های غیرمجاز و تهدیدات سایبری محافظت می کند.

7. تجزیه و تحلیل بلادرنگ را ارائه می دهد
هوش مصنوعی بینش‌های بی‌درنگ درباره تعاملات کاربر، پرس و جوهای رایج و عملکرد سیستم ارائه می‌دهد. این داده‌ها می‌توانند به سازمان‌ها کمک کنند تا خدمات خود را بهبود بخشند و سیستم‌های KB خود را برای برآورده کردن بهتر نیازهای کاربران تنظیم کنند.

علاوه بر این، سیستم‌های هوش مصنوعی به طور مداوم یاد می‌گیرند و تطبیق می‌دهند و اطمینان حاصل می‌کنند که بینش‌های ارائه‌شده در طول زمان دقیق و مرتبط باقی می‌مانند. این قابلیت ها به سازمان ها کمک می کند تا به طور مؤثر دارایی های دانش خود را مدیریت کنند و از روندها و چالش های نوظهور جلوتر بمانند.

8. تجربیات کاربر را شخصی می کند
هوش مصنوعی تجربیات کاربر در مدیریت دانش را با تجزیه و تحلیل رفتار کاربر، اولویت‌ها و تاریخچه تعامل برای سفارشی کردن محتوا، توصیه‌ها و نتایج جستجو شخصی‌سازی می‌کند. این تضمین می‌کند که اطلاعاتی که بیشترین ارتباط را با نیازها و علایق آنها دارد به کاربران ارائه می‌شود.

9. همکاری بلادرنگ و به اشتراک گذاری دانش را تسهیل می کند
به روز نگه داشتن همکاری و به اشتراک گذاری دانش یک چالش واقعی بود و اغلب منجر به مخفی شدن اطلاعات و تأخیر در تصمیم گیری می شد.

هوش مصنوعی داده‌ها را از منابع متعدد ادغام می‌کند، به‌روزرسانی‌های فوری را امکان‌پذیر می‌کند و اعضای تیم مربوطه را نسبت به بینش‌ها و تغییرات جدید آگاه می‌کند، بنابراین اطمینان حاصل می‌کند که همه اعضای تیم به جدیدترین دانش دسترسی دارند و محیطی مشارکتی و آگاه‌تر را تقویت می‌کند.

Knowmax چگونه مدیریت دانش را با هوش مصنوعی تغییر می دهد
Knowmax یک پلتفرم مدیریت دانش هدایت‌شده است که از هوش مصنوعی ژنرال استفاده می‌کند تا به کارشناسان CX شما در دسترسی فوری به دانش، ایجاد سریع‌تر محتوا و ویژگی‌های تبدیل محتوا بدون دردسر کمک کند.

در اینجا چیزی است که Knowmax به جدول آورده است:

از هوش مصنوعی بپرسید: سؤالات خود را وارد کنید و اجازه دهید هوش مصنوعی از پایگاه دانش شما عبور کند تا با منابع اطلاعاتی دقیق پاسخ‌های دقیق بدهد.

خلاصه‌های محتوا: Knowmax اطلاعات کلیدی را خلاصه می‌کند و به نیروهای خط مقدم قدرت می‌دهد تا راه‌حل‌هایی را در حال حرکت ارائه دهند.

به نویسندگان دانش شما کمک می کند: محتوای جدید ایجاد کنید یا عملکرد استاندارد موجود را تغییر دهید.

پشتیبانی چند زبانه: تنها با چند کلیک به بیش از 15 زبان جهانی با دقت بالا ترجمه کنید.

Repurposing محتوا: پرسش‌های متداول در اندازه بیت را از مقالات طولانی ایجاد کنید و آزمون‌هایی را از مقالات برای تقویت آموزش عامل ایجاد کنید.

چیزهای بیشتری وجود دارد که چگونه Knowmax سازمان‌های CX را با قابلیت‌های KM مبتنی بر هوش مصنوعی توانمند می‌کند. اگر می خواهید بیشتر بدانید، امروز با یکی از کارشناسان KM ما صحبت کنید!

منبع: اینجا 

اخلاق پژوهش: استفاده این مطلب، تنها در صورت استناد به مرجع مدیریت دانش ایران مجاز می باشد.

/توسط

ملاحظات مهم راه اندازی مدیریت دانش

مقدمه

بیشتر سازمان ها علاقه من هستند که مدیریت دانش را در سازمان خودشان راه بیاندازند. هرکسی برای این کار دلیل خودش را دارد. مثلا:

  1. مدیریت دانش چیز خوبی است و من می توانم به آن افتخار کنم.
  2. الزام سازمانی دارم و طبق مصوبه دولت باید برنامه مدیریت دانش داشته باشیم.
  3. مشاوران ما توصیه کرده اند که به عنوان بخشی از ارتقای سازمانی، مدیریت دانش هم باید داشته باشید.
  4. می خواهم سازمان خودم را ارتقاء دهم. به این نتیجه رسیده ام که دانش ودستیابی به آن تاثیر به سزایی در اجرای برنامه ها  دارد.

اینکه کدام یک از مشوق ها و محرکها برای شروع مدیریت دانش خوب هستند، موضوع بحث ما نیست. مدیریت دانش به هر بهانه ای که در سازمان راه اندازی شده باشد، چنانچه به عنوان بخشی از فرهنگ سازمانی دربیاید، مفید خواهد بود. در غیر این صورت غیر از اتلاف وقت و پول و ایجاد نا امیدی نسبت به آن آورده ای برای سازمان نخواهد داشت. در این نوشته به دنبال این هستیم که تعدادی ملاحظات اساسی را برای راه اندازی مدیریت دانش در سازمان ذکر کنیم تا مدیران ارشد سازمانی و مدیران میانی نسبت به آن آگاه باشند.

ملاحظات راهبردی

  1.  مدیریت دانش باید به عنوان بخشی از رویکرد راهبردی سازمان باشد. یعنی راه اندازی و ادامه آن در درازمدت و برای رسیدن به چشم انداز و اهداف سازمانی مورد توجه قرار گرفته باشد.
  2. مدیریت دانش، به عنوان بخشی از فعالیت های سازمان، نه به عنوان ماژولی در کنار سایر ماژول ها در نظر گرفته شود.
  3. از همان ابتدای شروع به برنامه ریزی راهبردی، مدیریت دانش به اجرا گذاشته شود. منتظر نباشیم که در مسیر اجرای راهبردها، مدیریت دانش را راه اندازی خواهیم کرد. چرا که تعریف راهبردها، خود نیازمند مدیریت دانش است.
  4. بین راهبردهای دانشی و راهبردهای سازمانی انطباق، همگرایی، هم سویی و هم افزایی واقعی باید برقرار کنیم.

ملاحظات اجرایی

  1. مدیریت دانش را به عنوان بخشی از وظایف کارکنان تعریف کنید.
  2. تعارض بین وظایف مدیریت دانش و وظایف کاری کارکنان را برطرف کنید. در درازمدت باید، وظایف مدیریت دانش دقیقا منطبق با وظایف کاری کارکنان دربیاید.
  3. زیرساخت های مورد نیاز (راهبرد، تشکیلات، تامین مالی، فرهنگ، نیروی انسانی، فناوری های ارتباطی) را به مرور زمان تقویت کنید.
  4. پشتیبانی مدیران ارشد و تعهد آنها به مدیریت دانش را یادآوری، تمرین، و بازآزمایی کنید. بدون پشتیبانی مدیران، خلق دانش، اشاعه دانش و کاربست آن در سازمان با چالش جدی مواجه خواهد شد.
  5. منزلت بخشی را بر انگیزش مقدم بدارید اما برنامه های انگیزشی را فراموش نکنید.
  6. ارتباط دهی را بر کدگذاری مقدم بدارید اما برنامه دقیقی برای کدگذاری، بازنمایی و اشاعه دانش داشته باشید.
  7. فناوری های اطلاعات و ارتباطات را اصل تلقی نکنید اما از کاربست آن غافل نباشید. بدون کاربست فناوری، امکان بهره گیری از قابلیت های مدرن مدیریت دانش وجود ندارد.
  8. یادگیری سازمانی را ترویج کنید و به یاددهنده های سازمانی ارزش قائل شوید. اینها قهرمانان دانش سازمانی هستند.
  9. دستیابی به دانش یکتا را در اولویت قرار دهید و بین نظام نوآوری و نظام تحقیق و توسعه با خلق دانش ارتباط برقرار کنید.
  10. ارزیابی از جمله مهمترین ابزارهای ارتقا به حساب می آید، ارزیابی ادواری و مداوم برنامه های مدیریت دانش را به اجرا بگذارید و نتایج ارزیابی را بین کارکنان و مدیران اشاعه دهید.

برگرفته از کتاب آشنایی با مدیریت دانش تالیف دکتر محمد حسن زاده از انتشارات سمت 1400)

 

اخلاق پژوهش: استفاده از این محتوا صرفا در صورت استناد به مرجع مدیریت دانش ایران مجاز می باشد.

/توسط

سامانه مدیریت دانش: مبانی

سامانه مدیریت دانش چیست؟
سامانه مدیریت دانش (KMS) ابزاری است که به سازمان شما کمک می کند تا مسائلی را که به دلیل از دست دادن یا فقدان دانش بوجود می آید کاهش دهد. آنها یک ابزار تجاری گسترده و موثر هستند که برای افزایش گردش دانش در سازمان شما طراحی شده است.

KMS ها را می توان به عنوان هر نوع نرم افزاری که دانش را جمع آوری می کند ، منشأ دانش را مشخص می کند ، کار گروهی را در یک سازمان تقویت می کند ، بایگانی اطلاعاتی را که فراموش شده است جستجو می کند ، یا به هر طریقی سیستم مدیریت دانش سازمان را تقویت می کند ، تعریف کرد.

آنها می توانند پیشرفت های چشمگیری را در زمینه هایی مانند عملیات پشتیبانی از مشتری ، رویه های پیاده سازی و مدیریت یادگیری ارائه دهند.

مدیریت دانش چیست
مدیریت دانش عبارت است از ثبت ، به اشتراک گذاری و بکارگیری سازنده دانش.

از دیدگاه یک کسب و کار ، مدیریت دانش به جمع آوری اطلاعات و تجارب در یک موضوع خاص ، سازماندهی اطلاعات به صورت قابل دسترسی و داشتن توانایی استفاده از تمام این دانش ذخیره شده برای پیشرفت بیشتر سازمان شما اشاره دارد.

این به طور معمول مستلزم ثبت وظایف عادی روزانه شما و نتایج وظایف گفته شده برای ثبت سوابق تجربیاتی است که در صورت بروز مسائل مشابه در آینده به آنها اشاره می شود. مدیریت دانش به مشخص کردن مشکلات مداوم کمک می کند و مطمئن می شود که همه چیز به طور م andثر و مثر مورد رسیدگی قرار می گیرد. این پایه و اساس هر شرکت موفق است.

آشنا بنظر رسیدن؟ این در اصل مدیریت فرایندهای تجاری است که ما در مورد آن صحبت می کنیم.

هر زمان که مشکلی در یک سازمان ایجاد می شود ، نیازی به اختراع مجدد چرخ نیست. آیا ساده تر نیست که راه حلی را برای آن آماده کرده باشید؟ اگر دانش به درستی مستند شده و در دسترس قرار گیرد ، به شما امکان می دهد زمان و تمرکز خود را به چیزهایی که واقعاً به آن نیاز دارند اختصاص دهید ، نه موضوعاتی که قبلاً در گذشته به آن پرداخته شده است.

انواع مدیریت دانش
مدیریت دانش می تواند اشکال مختلفی در یک سازمان داشته باشد ، اما عموماً زیر دو چتر زیر قرار می گیرد:

  • مدیریت دانش داخلی
  • مدیریت دانش خارجی

مدیریت دانش داخلی
مدیریت دانش داخلی دانش تیم شما را ارائه می دهد که می تواند عملکرد شغلی آنها را تکمیل کرده و حفظ دانش آنها را بهبود بخشد. تمرکز بر استفاده و یادگیری از تجربیات و تحقیقات گذشته برای بهبود کارایی در شرکت شما است.

مدیریت فرایندهای تجاری نمونه ای است که در آن مدیریت دانش داخلی می تواند برای رشد شرکت شما مفید باشد.

این می تواند شامل رویکردهای مختلفی باشد ، مانند:

  • فرآیندها (سوار شدن کارکنان ، انتشار پست وبلاگ و غیره)
  • اسناد سیاست و رویه
  • روشهای عملیاتی استاندارد

مدیریت دانش خارجی
مدیریت دانش خارجی شامل انتشار دانش جمع آوری شده مربوط به مشتریان/مشتریان احتمالی/هرکس خارج از شرکت شما می شود تا به تجربیات آنها کمک کند. این می تواند به شکل گزینه های بیشتری برای پشتیبانی مشتری از خود کمک کند ، اما به دلیل پیاده سازی مدیریت دانش داخلی ، کارکنان پشتیبانی مشتری موثرتری را نیز در پی خواهد داشت.

مدیریت دانش خارجی نه تنها تجربه پشتیبانی از مشتری را افزایش می دهد ، بلکه اگر به درستی انجام شود ، می تواند اعتبار و دید شرکت شما را به عنوان یک امتیاز افزایش دهد.

چند نمونه از مدیریت دانش خارجی عبارتند از:

  • سوالات متداول
  • دانش محور
  • مقالات
  • ویدئوهای آموزنده

مزایای سیستم مدیریت دانش

یک کارشناس صنعت از Infiniti می گوید: “یک سیستم مدیریت دانش می تواند به شرکتها با آموزش و جهت گیری کارکنان کمک کند ، از فروش بهتر پشتیبانی کند یا به رهبران کسب و کار کمک کند تا در تصمیم گیری های مهم تصمیم گیری کنند.”

سیستم های مدیریت دانش در کمک به ایجاد تیم های کاری کارآمدتر و ایجاد یک سازمان به طور کلی کارآمدتر و موثر اثبات شده است.

اما چگونه KMS ها بسیار موثر هستند و چرا باید پیاده سازی آن را در نظر بگیرید؟

چگونه KMS به نفع مشتریان شما است
یکی از مهمترین مزایای بالقوه پیاده سازی سیستم مدیریت دانش ، بهبود تجربه مشتری است ، به ویژه در صورت نیاز به پشتیبانی مشتری.

40 درصد از مشتریان پشتیبانی از خدمات سلف سرویس را بر صحبت با نماینده زنده ترجیح می دهند. به همین دلیل ، شرکت شما باید چندین گزینه آسان برای دسترسی به خدمات سلف سرویس و محصولی را ارائه دهد که کاملاً توضیح داده شده و مستند شده است.

این گزینه ها می توانند به صورت سوالات متداول ، نشریات ، فیلم ها یا هر چیز دیگری باشد که به مشتریان شما اجازه می دهد به سرعت و به آسانی مسائل خود را به تنهایی حل کنند.

اما ، البته ، غیرممکن است که بتوانیم برای تک تک مشکلاتی که برای آنها بوجود می آید به مشتریان راه حل ارائه دهیم. در این شرایط ، یک تیم پشتیبانی موثر از مشتری گزینه ای عالی برای آنها خواهد بود تا بتوانند با آنها ارتباط برقرار کنند.

خوشبختانه ، پیاده سازی سیستم مدیریت دانش در شرکت شما ، به نوبه خود منجر به پشتیبانی موثرتر مشتری می شود. بنابراین ، خواه مشتریان شما از طریق گزینه های سلف سرویس به دنبال پشتیبانی باشند یا با تیم پشتیبانی شما تماس بگیرند ، با راه حل های سریع و م metثر مواجه خواهند شد.

چگونه KMS به کارکنان شما سود می رساند

علاوه بر مزایای مشتریان شما ، مزایای ارزشمندی برای کارکنان شما و تولید و اطمینان کلی آنها وجود دارد. هنگامی که یک سیستم مدیریت دانش در سازمان شما وجود دارد ، کارکنان می توانند تجربیات ثبت شده گذشته را منعکس کرده و آن دانش را در جهت پیشرفت به کار گیرند.

به جای اتلاف وقت و مجبور به حل و حل مجدد یک مشکل در هر بار بروز مشکل ، راه حل در دسترس آنها است.

کارکنان نه تنها باید بتوانند به آسانی به دانش دسترسی داشته باشند تا کار خود را ساده کنند ، بلکه به طور کلی تجربه کارکنان را نیز بهبود بخشند. هنگامی که تجربه کارکنان را بهبود بخشیده و تلاش لازم برای جستجوی اطلاعات را کاهش دهید ، درصد حفظ کارکنان افزایش می یابد. وقتی سیستم درخشانی برای کارکنان وجود نداشته باشد ، می تواند برای کارکنان بسیار دلسرد کننده باشد.

با پیاده سازی KMS ، شما می توانید تمام اطلاعات لازم را برای کارکنان خود در اختیار داشته باشید تا بتوانند در بهترین حالت خود عمل کنند و این به نوبه خود به ایجاد روحیه کمک می کند.

چگونه KMS برای کسب و کار شما مفید است
مزایایی که اتخاذ یک سیستم مدیریت دانش کارآمد می تواند برای یک کسب و کار داشته باشد واضح است – یک فرایند ساده تر برای کمک به مشتریان برای درک ارزش محصول شما ، حفظ بهتر مشتری و وفاداری.

به اشتراک گذاری دانش ، بهره وری سازمان شما را تا 35 درصد افزایش می دهد و در نتیجه باعث رشد سریعتر می شود. به هر حال ، دانش قدرت است و استفاده از آن به سادگی بر مزیت رقابتی شما می افزاید.

نحوه ایجاد یک سیستم مدیریت دانش
بیایید با اصول کلیدی ایجاد یک سیستم مدیریت دانش شروع کنیم. در گذشته ، سیستم های مدیریت دانش کتابچه های راهنمای قدیمی و غبارآلود بودند – کاربرد عملی آنها بسیار محدود بود.

در حال حاضر ، سیستم های مدیریت دانش باید نیازهای متغیر مشاغل و مصرف کنندگان را منعکس کنند و بتوانند با تغییرات داخلی و خارجی در یک سازمان همگام شوند.

یک سیستم مدیریت دانش خوب باید:

  • استفاده و دسترسی آسان (برای کارکنان و مشتریان)
  • انعطاف پذیر (ساده و بدون درد برای ویرایش و به روز رسانی اطلاعات)
  • در ارتباط بودن
  • خودکار

سیستم های مدیریت دانش باید به راحتی در تمام سطوح سازمان قابل دسترسی باشند.

ثبت داده ها نیز بخش مهمی از مدیریت دانش است. بدون فرآیندهای روشن برای مستندسازی و به روز رسانی خط مشی ها و رویه های شرکت ، سیستم مدیریت دانش کار نخواهد کرد.

اطمینان حاصل کنید که صاحب مشخص سیستم مدیریت دانش وجود دارد. چه کسی مسئول به روز رسانی اطلاعات است؟ آیا استانداردهایی وجود دارد که به وضوح نحوه نگارش مطالب سایت و یا نحوه عملکرد صحیح کارکنان را مشخص می کند؟ این نوع فرآیندها برای اطمینان از اینکه سیستم مدیریت دانش شما بدون مشکل اجرا می شود ، مهم هستند.

هنگام پیاده سازی سیستم مدیریت دانش خود ، برخی از بهترین اصول عمل را رعایت کنید:

به تیم خود انگیزه دهید تا دانش خود را به اشتراک بگذارند و از اطلاعاتی که در اختیار آنها قرار داده اید استفاده کنند.
هم شما و هم تیم شما باید با ثبت روش به طور مداوم دانش خود را ادامه دهید.
KMS را متناسب با طرح کسب و کار و فرآیندهای موجود انتخاب و اعمال کنید.
استفاده از KMS یک فرایند مداوم است. با تغییر و تحول همه چیز ، شما و تیم خود باید اطلاعات را مطابق آن به روز کنید.
برای موفقیت ، باید اهداف و برنامه مدیریت دانش را تعیین کنید. شما باید محیط شرکت خود را به فضایی تبدیل کنید که در آن به اشتراک گذاری ، استفاده و به روزرسانی دانش معمول است.

هدف نهایی یک سیستم مدیریت دانش خوب محدود کردن تکرار مکرر اشتباهات یکسان است. اتلاف وقت ، تلاش و پول برای انجام کارهایی که قبلاً توسط دیگران در شرکت انجام شده است.

شما می توانید مدیریت دانش را به عنوان امتداد مدیریت فرآیند کسب و کار در نظر بگیرید. یکی از موثرترین راه ها برای پیاده سازی و بهبود مستمر سیستم مدیریت دانش ، استفاده از نرم افزار است.

نرم افزاری که برای تسهیل مدیریت دانش طراحی شده است ، به عنوان نرم افزار مدیریت دانش شناخته می شود.

نرم افزار مدیریت دانش
نرم افزار مدیریت دانش دارای طعم های مختلفی است ، اما شما می توانید آن را به عنوان وظیفه اصلی درک کنید – به شما در حفظ و سازماندهی یک سیستم مدیریت دانش قوی و مقیاس پذیر کمک می کند.

وقتی کارمند جدیدی شروع می کند مهم است که بتواند اطلاعات زیادی را به سرعت جذب کند. اگر آن اطلاعات لازم هرگز در واقع ثبت نشده است ، موضوع را از روز کاری خود دور کنید و تضمین نمی شود که آموزش به طور مداوم یا حتی موثر باشد. هیچ راهی وجود ندارد که هر استخدام جدید سطح یکسانی از آموزش را ببیند و به احتمال زیاد باعث خلأ در دانش آنها می شود.

ایجاد یک راهنمای کارمند برای سیستم مدیریت دانش داخلی شما به شما کمک می کند تا دانش را به کارکنان جدید خود تسریع کنید. همچنین مکانی را برای آنها فراهم می کند که در صورت نیاز می توانند به آنجا مراجعه کنند و نه به دنبال کمک فوری از کارمند دیگری باشند.

داشتن یک سیستم مدیریت دانش داخلی ، تمام اطلاعات مربوطه را در یک مکان واحد سازماندهی می کند ، بنابراین کارکنان جدید وقت زیادی را صرف جستجوی دیگران نمی کنند و بنابراین شرکت شما را تشویق می کند تا با کارآیی بیشتری پیش برود.

بهبود خدمات به مشتریان
در عصر حاضر ، سلف سرویس و پشتیبانی مبتنی بر وب انواع دیگر کمک ها ، از جمله پشتیبانی ایمیل و تلفن را در اختیار گرفته اند. بین سالهای 2012-2015 ، استفاده مشتریان از سوالات متداول در سایتهای شرکت تقریباً 20 افزایش یافته است و فقط در حال افزایش است.

بسیاری از مشتریان ترجیح می دهند این گزینه را داشته باشند که خود به پایگاه دانش دسترسی داشته باشند و اطلاعات مورد نیاز خود را بیابند. این سریع ، راحت است و توجه مشتری را به سادگی برطرف کردن مشکل آنها حفظ می کند ، نه اینکه شاید تقصیر را بر گردن نماینده پشتیبانی مشتری بیندازد.

برای ارائه خدمات با کیفیت به مشتریان ، باید پایگاه دانش کامل سلف سرویس را توسعه دهید. با تکامل اطلاعات ، پایگاه دانش باید همواره در حال رشد و به روز شدن باشد. باید شامل اطلاعات تخصصی و مفصل باشد که مشتری را تشویق می کند تا به خود کمک کند.

دانش خود را در طول زمان تثبیت کنید
اتخاذ یک سیستم مدیریت دانش همچنین به حفظ دانش متخصصان شرکت در صورت خروج آنها از شرکت کمک می کند.

اگر فردی با مسئولیت پذیری بالا و مالکیت فرایند ، شرکت شما را ترک می کند ، می خواهید مطمئن باشید که سیستم ها برای حفظ دانش خود و انتقال زمان و تلاش ارزشمند سرمایه گذاری شده به جانشینان خود ، آماده هستند.

این یک اقدام اساسی است تا اطمینان حاصل شود که صرف نظر از آنچه ممکن است رخ دهد ، شرکت شما هیچ گونه اطلاعاتی را از دست نمی دهد. این بدان معناست که دانش کارکنان بلند مدت خود را ثبت کرده و با تیم بزرگتر به اشتراک بگذارید.

Citation to the original work: Peterson, Oliver.How to Build a Knowledge Management System (KMS): The Basics. [Online]. Available at: https://www.process.st/knowledge-management-system/

اخلاق پژوهش: استفاده از این محتوا، صرفا در صورت استناد به مرجع مدیریت دانش ایران مجاز می باشد.

/توسط

اجزای سامانه مدیریت دانش

مقدمه

در مورد اینکه چه کسی دانش را بدست می آورد و می داند چگونه آن را به خوبی مدیریت کند ، قدرت موفقیت را به دست می آورد ، هیچ بحثی وجود ندارد. بنابراین ، دانستن اجزای مدیریت دانش بهترین راه شما برای رسیدن به این هدف است.

اجزای مدیریت دانش به عناصری اطلاق می شود که مدیریت دانش برای ایجاد یا استفاده از دانش در سازمان با آنها سروکار دارد. چهار مولفه مدیریت دانش به شرح زیر است: افراد ، فرایند ، فناوری و استراتژی. اجزای مدیریت دانش – بهترین راهنما
آگاهی از اجزای مدیریت دانش و نحوه تأثیر آنها بر ایجاد و استفاده از دانش در داخل سازمان شما به شما این امکان را می دهد که سازمان خود را به طور کامل مدیریت کنید. بنابراین ، این مقاله این اجزا و تأثیر آنها را به شما نشان می دهد. بیا بریم

چرا مولفه مدیریت دانش مهم است
اجزای مدیریت دانش اهمیت خود را از اهمیت خود مدیریت دانش که نیروی پیشرو هر سازمانی در این عصر است ، می گیرند.

آگاهی از اهمیت شناخت اجزای مدیریت دانش ، شما را قادر می سازد تا به این مولفه ها توجه کنید تا نتایج ، در نهایت ، به طور کلی به مدیریت دانش بازگردد. با انگیزه نگه داشتن افراد ، تلاش آنها افزایش می یابد و به آنها کمک می کند تا سازمان را به سطح بالایی برسانند. علاوه بر این ، به توسعه روابط دوستانه خوب بین آنها نیز کمک می کند. بنابراین ، منجر به ایجاد یک محیط مودب و حرفه ای در شرکت می شود.

فرایند دانش باعث می شود که افراد در مورد آنچه برای یک سازمان بهتر است اطلاعات کافی کسب کنند. بنابراین ، هیچ کس بدون مدیریت فرآیند دانش ، تأثیر مدیریت دانش را بر سازمان نخواهد دید. سازمان باید برنامه ها را با توجه به نیازها و خواسته های افراد تدوین کند و این تنها در صورتی امکان پذیر است که مولفه های مدیریت دانش را مطالعه کنید. آگاهی از مردم ، خواسته های آنها و توسعه روش هایی برای پیش بینی روندهای در حال تغییر اولین و مهمترین چیز است.

اگر استراتژی ها به خوبی برنامه ریزی شده باشند ، نتایج مثبتی را برای سازمان به همراه خواهد داشت. در غیر این صورت ، رویاهای آینده را در هم می شکند. فناوری افراد را در هر کجا و هر زمان گرد هم می آورد. این بدان معناست که دانش با مردم هر کجا که می روند همراه خواهد بود. این چهار جزء از سیستم مدیریت دانش اهمیت ستون هایی را دارد که کل سیستم های دانش بنیان و فرایندهای تصمیم گیری بر آنها تکیه می کند. بنابراین ، فقدان هر یک از این موارد باعث ایجاد مانعی می شود که منجر به خرابی سیستم ها می شود. از این رو ، سازمان ها باید برای حفظ رقابت و پیشرفت بیشتر به این اجزا توجه ویژه ای داشته باشند.

جزء شماره 1: افراد
شکی نیست که افراد حیاتی ترین جزء مدیریت دانش هستند. بنابراین ، آنها پایه و اساس اولیه برای ایجاد یک سازمان موفق هستند.

علاوه بر این ، دانش نیاز به تفکر ، برنامه ریزی و اجرا دارد. بدون مردم ، آنها به دست نمی آیند. بنابراین ، این موارد تنها با مشارکت مردم قابل دستیابی است.

مردم دارنده نهایی دانش هستند و مسئول تقویت مدیریت دانش هستند. بنابراین ، برنامه افزایش تلاش افراد و مشارکت آنها در فرآیندهای داخلی و ارائه مزایای اشتراک گذاری است.

بنابراین ، یک سازمان باید به مردم انگیزه بدهد زیرا انگیزه کلید رسیدن به یک سازمان است.

تصمیمات مردم برای رشد سازمان بسیار مفید است. بنابراین ، اگر سازمانی بخواهد یک تجارت موفق را اداره کند ، انگیزه در این سناریو مفید است.

وقتی می خواهید یک برنامه را راه اندازی کنید ، به دو نوع افراد نیاز دارید. نوع اول کسی است که در این زمینه متخصص است و دانش گسترده ای دارد. از آنجا که آنها به شما حمایت مالی می کنند و به شما در ایجاد یک سازمان استراتژیک کمک می کنند ، چنین افرادی مسئول ارائه اطلاعات ضروری و فوری به مشاغل خود برای کمک به رونق تجارت هستند.

نوع دیگر ، ذینفعانی هستند که شما را به سمت اجرای استراتژیک راهنمایی می کنند. برای استخدام سهامداران ، با جستجوی آنها در بخش منابع انسانی و فناوری اطلاعات شروع کنید.

هر دوی این افراد با یکدیگر ارتباط دارند و عدم حضور هر کسی مانع رشد سازمان می شود. اگر در حال دریافت این نکته هستید که به افراد زیادی احتیاج دارید ، تا حدی حق با شماست. اما ، استخدام افراد چند رشته ای می تواند به کاهش نیروی کار مورد نیاز برای استخدام کمک کند.

جزء شماره 2: فرآیند
دانش به طور مداوم جریان نمی یابد ؛ مانند شیر آب است که فقط وقتی کسی شیر را باز می کند چکه می کند. فرآیندهای مدیریت دانش شما را قادر می سازد تا درک موثری را به دست آورید.

هدف فرآیندهای مدیریت دانش ، به دست آوردن ، ایجاد ، جمع آوری و به اشتراک گذاری دانش است. یک فرآیند دانش بدون این اهداف ناقص است.

شما با دریافت الزامات و ایجاد آگاهی جدید ، که یک فرایند مستمر است ، شروع می کنید. پس از آن ، دانش انتقادی از مجموعه دانش جمع آوری شده مشخص می شود. سپس با نهادهای دخیل در تصمیم گیری بر اساس این دانش به اشتراک گذاشته می شود.

فرآیند مدیریت دانش ، تعامل انسان با انسان را افزایش داده و رابطه ای سالم بین آنها ایجاد می کند.

همچنین ، کارایی تصمیم گیری یک سازمان را بهبود می بخشد و از طریق افزایش سود و کاهش هزینه برای سازمان مزایایی را به همراه دارد.

فرایندهای اصلی مدیریت دانش را می توان به چهار فرایند اصلی تقسیم کرد: کسب دانش ، ذخیره دانش ، توزیع دانش و استفاده از دانش.

اجرای صحیح روشها همچنین امکان شناسایی تنگناها و موانع را فراهم می آورد. بنابراین ، ارائه راه حل هایی برای مقابله با این تنگناها و حفظ جریان مناسب فرایندها.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد این موضوع ، مقاله “فرایندهای مدیریت دانش” را بخوانید.

جزء شماره 3: فناوری
این فناوری تلاش ها را پیش می برد و سرعت انتقال دانش را تسریع می کند. نه تنها فناوری ، محتوا نیز نقش حیاتی دارد. محتوا عبارت است از هر گونه اطلاعات مستند یا شفاهی که بین اعضا به اشتراک گذاشته می شود. می توان آن را به خوبی مرتب کرد یا نکات و پیشنهادات سریع.

این به عنوان دست یاری برای پردازش و جمع آوری اطلاعات ارزشمند دانش عمل می کند و آن را در دسترس مردم قرار می دهد.

هیچ کس نمی تواند در مورد به اشتراک گذاری دانش بدون نیاز به استفاده از فناوری فکر کند.

اگر کسی قصد به اشتراک گذاری دانش خود دارد ، استفاده از فناوری ضروری است. بنابراین ، موفقیت یک شرکت به طور مستقیم با استفاده از جدیدترین و جدیدترین تکنولوژی روز مطابقت دارد. بنابراین ، با پیشرفت سریع بخش فناوری ، یک شرکت یا سازمان باید از آخرین روندها پیروی کند.

همچنین ، از طریق فناوری ، افراد می توانند با تلاش بیشتر و اتلاف وقت ، به سرعت در مورد هر موضوعی اطلاعات بیشتری کسب کنند. در نتیجه ، آنها می توانند بهترین دانش را با توجه به نیازهای خود در هر کجا و هر زمان بدون نگرانی به کار گیرند و به اشتراک بگذارند.

اگر کسی محتوای کافی برای به اشتراک گذاشتن با دیگران دارد ، به بستری نیاز دارد که به او کمک کند تا مطالب خود را برای مشاهده آنها ارسال کند.

بدون استفاده از فناوری مدیریت دانش ، محتویات افراد را می توان کپی یا استفاده مجدد کرد ، اگر محتوای خود را در جایی قرار ندهد که به مردم اجازه قضاوت بدهد. مردم باید به طور مثبت از فناوری برای افزایش توانایی دانش خود استفاده کنند.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد فناوری ، به این مقاله مراجعه کنید: “نقش فناوری در مدیریت دانش”.

جزء شماره 4: راهبرد
هر برنامه یا برنامه ای نیاز به راهبرد دارد. اگر بدون هیچ راهبرد مناسب برنامه ریزی کنید ، در زندگی به موفقیت نخواهید رسید. استراتژی هر برنامه ای آینده آن را تعیین می کند ، آیا در مسیر درستی پیش می رود یا خیر. مهم نیست که شما بهترین ابزارهای فناوری اطلاعات را دارید یا خیر.

اگر برنامه شما راهبردی نیست ، همه آنها صفر محسوب می شوند.

درک نیازها و خواسته های سازمان برای دستیابی به موفقیت ضروری است. یک سازمان تنها در صورتی موفق است که نیازها و خواسته های مشتریان را دنبال کند. استراتژی های مختلف برای کمک به درک نیازها و خواسته های توده ها و کمک به کسب دانش مناسب طراحی شده است. با افزایش چالش ها ، راهبرد باید از نظر تجاری پایدار باشد. بدون شک به نفع یک سازمان خواهد بود و ارزش آن را افزایش داده و راه را برای چشم اندازها ایجاد می کند. راهبرد باید با در نظر گرفتن ابزارها ، نقشها و بودجه و تأثیر مثبت مدیریت دانش بر سازمان ایجاد شود. استراتژی مناسب برای استفاده از ابزارهای مورد نیاز در بودجه کم هزینه ، ارزش سازمان را افزایش می دهد. چنانچه سازمانی از طریق قانون فوق راهبرد را تدوین کند ، ناگزیر با پیشرفت روزها افزایش می یابد. همچنین می تواند از رقبای خود پیشی بگیرد و ارزش خود را ثابت کند.

نتیجه
بسیاری از سازمانهای جهان از سازمانهای دیگر بسیار جلوتر هستند. دلیل آن این است که آنها از منابع دانش خود بسیار زیبا استفاده می کنند. برای هیچ سازمانی که می داند چگونه از منابع دانش استفاده کند ، هیچ راه توقفی وجود ندارد.

اجزای مدیریت دانش به عناصری اطلاق می شود که مدیریت دانش برای ایجاد یا استفاده از دانش در سازمان با آنها سروکار دارد. چهار جزء مدیریت دانش به شرح زیر است: افراد ، فرایند ، ابزارها و استراتژی. صرف نظر از اندازه یک سازمان یا نیازهای دانش مورد نیاز ، افراد همیشه برای رهبری ، حمایت و تسهیل به اشتراک گذاری دانش مورد نیاز هستند. مدیریت دانش نیروی پیشرو برای هر سازمانی در این عصر است. در نتیجه اهمیت مدیریت دانش ، اجزای مدیریت دانش اهمیت خود را به دست می آورند.

Citation to the original source: Written by Today Founder in Knowledge Management

اخلاق پژوهش: استفاده از این محتوا صرفا در صورت استناد به مرجع مدیریت دانش ایران مجاز می باشد.

/توسط

چیستی سامانه مدیریت دانش

مقدمه

مدیریت دانش شامل گردآوری، تجزیه و تحلیل، انتشار و مدیریت کلی کلیه دارایی های دانشی است که در اختیار یک سازمان قرار دارد. یک سامانه مدیریت دانش بخش های تکنیکال این وظایف را انجام می دهد و بهترین شیوه ها را دنبال می کند تا نتایج مطلوب را برای سازمانی که از آن به شیوه ای کارآمد و موثر استفاده می کند ، ارائه دهد.

بر اساس تعریف ، سامانه مدیریت دانش (KMS) سامانه ای برای کاربست و استفاده از اصول مدیریت دانش است تا به طور معمول کارکنان و مشتریان را قادر به ایجاد، به اشتراک گذاری و یافتن سریع اطلاعات مربوطه کند. سیستم مدیریت دانش یک ابزار ارزشمند برای هر کسب و کاری است که در دنیای دیجیتال مبتنی بر داده سازمان ها فعالیت می کند، به ویژه آنهایی که محصولاتی را تولید می کنند و  می فروشند و یا خدماتی ارائه می دهند.

از نظر عملکردی ، یک سامانه مدیریت دانش با پشتیبانی فناوری اطلاعات، اطلاعات را گرد آوری، ذخیره و بازیابی می کند، منابع دانش را به هم مرتبط می کند، مخازن اطلاعات پنهان را کنترل و استخراج می کند. این امر به خودکارسازی فرایند مدیریت دانش کمک می کند و با ارائه زمان بیشتر به بازیگران کلیدی برای یادگیری و استفاده از بینش داده ها ، اطلاعات و دانش ، کارآمدی ایجاد می کند.

پیاده سازی موفق سیستم مدیریت دانش:

یک سامانه موفق مدیریت دانش قادر است، کارهای مشخصی را به انجام برساند که برخی از آنها عبارتند از:

  • مدیریت و جذب دانش
  • جستجو و بازیابی دانش موجود
  • اشاعه دانش، داده ها و اطلاعات به کسانی که به آن نیاز دارند ، و
  • تسهیل همکاری در داخل و بین تیم ها

هر سازمانی که از سامانه مدیریت دانش استفاده می کند، با توجه به سطح اعتماد و اتکای بر سامانه، رویکرد متفاوتی برای مدیریت دانش دارد و بنابراین اغلب برای دستیابی به اهداف و مقاصد مختلف سازمانها در صنایع مختلف، استفاده های متنوعی هم به عمل می آید.

مدیریت دانش به خودی خود یک راه حل صرفاً فناورانه نیست. در حالی که یک سامانه مدیریت دانش یک راه حل فناوری است و وظیفه کلی مدیریت دانش توسط فناوری تسهیل می شود، مدیریت دانش به خودی خود یک رشته فناوری نیست، اما مدیریت دانش به عنوان یک فرایند چند دهه است که مدت ها قبل از اینترنت و حتی خود رایانه ها ظهور کرده است.
این درست است که یک سامانه مدیریت دانش مدرن به شدت به سیستم های فناوری اطلاعات وابسته است، با این حال،  مدیریت دانش، چندین عامل دیگر مانند فرایندهای سازمانی و افراد آن را در بر می گیرد.
یک سامانه مدیریت دانش به سادگی فرآیند مدیریت دانش را با ارائه قابلیت گردآوری و تحلیل داده ها، فرآیندهای قابل تنظیم و ابزارهای توانمند تحلیلی، نظارت و به اشتراک گذاری داده ها، اطلاعات و دانش سازمانی تکمیل می کند.
برای هر شرکتی صرف نظر از اندازه و صنعت آن، استفاده از سامانه مدیریت دانش قوی برای موفقیت مداوم بسیار ضرورت دارد، به ویژه برای سازمان هایی که به داده ها، دانش و اطلاعات به عنوان بخشی از عملیات روزمره خود تکیه می کنند.

/توسط